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<Outlook>新入社員に教えたい!アウトルックの時短テクニックまとめ~ショートカットや設定方法~

定型分の登録・文例集の呼び出し・ショートカット一覧など今日から使えるアウトルックの時短方法特集

 悩む人

毎日毎日メールの処理に時間がかかって、仕事が中々進まない…

Outlookはビジネスの現場で欠かせないツールの一つですが、その全ての機能を上手く使いこなしている人はなかなかいません。

ごん

ExcelやWindowsの効率化はよく聞くけど、なぜかOutlookの効率化ってあまり聞かないですよね

一日の業務でメールを見ないことはないのに、なぜでしょうか?Outlookを効率よく使えば、日々の業務を大幅に時短できることは確実です。この記事ではOutlookを使った時短テクニックを紹介していきます。毎日の仕事がもっとスムーズに、そしてもっと効率的に進めるためのヒントを手に入れましょう!

この記事で解決する悩みごとはこちら-1

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悩みごとはこちら

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  • 毎日のメール処理業務を効率化したい
  • アウトルックをもっと使いこなしたい
  • アウトルックで使えるショートカットを知りたい
  • よく使う文章や決まり言葉を一発で挿入したい
目次

Outlookの「これ」知ってますか?

ごん

まずは主要な機能3選についての問題です。
ひとつでも知らないことがあった方は、今よりもメールの操作を効率化できる”のびしろ”があるので、ぜひチャレンジしてみて。

Q1:「クイックパーツ」ってご存知ですか?

効率化のびしろ率:

アウトルックでクイックパーツって知ってる?

クイックパーツとは、簡単に呼び出せる定型文登録機能です。

\ 詳しい内容までジャンプ /

Q2:冒頭の挨拶や結びの言葉の文例を検索していませんか?

効率化のびしろ率:

アウトルックで挨拶文や結びの言葉を毎回検索してる?

実はOutlookには季節ごとの挨拶文や締めの言葉など、数パターン用意されています

Q3:メニューの横についている(S)のようなアルファベットの使い方を知っていますか?

効率化のびしろ率:

メニュー横のアルファベットをショートかっととして使う方法

実はこのアルファベットはショートカットなんですが、意外と使い方知らないですよね

Outlookで脱マウスで時短!ショートカット一覧とショートカットの登録方法

ごん

表で一覧にまとめてみたので、まずは確認してください

もちろん、こちらのすべてを覚える必要はありません。自分がよく使うショートカットを覚えるようにしましょう。

メールの基本操作のショートカット

機能ショートカットキーキーの意味
新規メール作成Ctrl+NNew item
メールの返信Ctrl+RReply
全員に返信Ctrl+Shift+RReply
メールの転送Ctrl+FForward
最近使ったファイルを添付(メッセージウィンドウ)AltNAF
メールの送信(メッセージウィンドウ)Ctrl+EnterAlt+SSend
差出人欄を開く(メッセージウィンドウ)Alt+M
宛先欄を開く(メッセージウィンドウ)Alt+T
宛先を入力(メッセージ・宛先ウィンドウ)Alt+O
CCを入力(メッセージ・宛先ウィンドウ)Alt+CCC
BCCを入力(メッセージ・宛先ウィンドウ)Alt+BBCC
メッセージウィンドウを開くEnter
画面を閉じる(メッセージウィンドウ)Esc
次のメールへ(メッセージウィンドウ)Ctrl+>
前のメールへ(メッセージウィンドウ)Ctrl+<
タブを前へ移動する(全般)Ctrl+Tab
タブを後ろへ移動する(全般)Ctrl+Shift+Tab
メールの検索Ctrl+EF3Explorer
詳細な検索Ctrl+Shift+E
受信トレイへ移動Ctrl+Shift+I
送信トレイへ移動Ctrl+Shift+O
新しいフォルダを作成Ctrl+Shift+E
フォルダを選択して移動Ctrl+Y
フォルダを展開
メールを削除する(ビューウィンドウ)Delete
メールを完全に削除する(ビューウィンドウ)Shift + Delete
アーカイブに移動(ビューウィンドウ)BackSpace
開封済みにする(ビューウィンドウ)Ctrl + U
未読にする(ビューウィンドウ)Ctrl + U
フラグを立てる/完了にするInsert
カスタマイズしたフラグを立てるCtrl+Shift+G
定型文を作成(クイックパーツの作成)Alt + F3(文章を選択した状態)
クイックパーツを使うF3(登録した名前を入力して)

よく使うけど長いショートカット

機能ショートカットキー
署名を挿入Alt+N+A+S
最近使ったファイルの添付Alt+N+A+F

画面の切り替えショートカット

機能ショートカットキー
メール画面を開くCtrl+1
予定表画面を開くCtrl+2
連絡票画面を開くCtrl+3
タスクリスト画面を開くCtrl+4

文字装飾のショートカット

機能ショートカットキーキーの意味
文字の大きさを小さくするCtrl+Shift+</Ctrl+[
文字の大きさを小さくするCtrl+Shift+>/Ctrl+]
ハイパーリンクの挿入Ctrl + KHyperlinkのK
テキストを太字にするCtrl + BBold
テキストを斜体にするCtrl + IItalic
テキストに下線を引くCtrl + UUnder line
選択したテキストを標準書式に戻すCtrl +Space

メニューの横に表示されている(S)のような括弧の中のショートカットはどうやって使うの?

括弧の中のアルファベットショートカットの使い方

例えば、メールの作成画面で

送信(S)
宛先(T)
送信(C)
送信(B)

と表示されていますが、このアルファベットをどうやって使うか知っていますか?

ごん

実はこれ、Alt と同時押しで使えるんです。

Outlookに限らず、ExcelやWordなども同じです。

送信(S)Alt+S
宛先(T)Alt+T
送信(C)Alt+C
送信(B)Alt+B

Altを押してからではなく、Altと同時押です

ショートカットが長い・覚えにくい機能を簡単なショートカットで操作したい

ごん

Outlookの署名の挿入などショートカットが長い機能は、クイックツールバーからショートカットで起動する方法がおすすめです

STEP
クイックツールバーに使いたい機能を登録する

方法1:ツールバーで右クリックから

アウトルックでクイックツールバーに登録する方法

方法2:使いたい機能の上で右クリック(こちらがおすすめ)

Outlookで使いたい機能をクイックツールバーに登録する簡単な方法
STEP
クイックツールバーに登録されている状態
STEP
Alt+番号でショートカットになる
クイックツールバーからショートカットで署名を呼び出す

クイックツールバーに登録された機能は、

Alt番号でショートカット呼び出しができるようになります。

Alt同時押しではなく、Altを押してから数字を押します

Outlookの文章入力をショートカット!あいさつ例文やよく使う言葉を登録

季節に合った冒頭のあいさつや締めの言葉を一発で挿入

STEP
メール作成画面あいさつ文を入力する
Outlookであいさつの文例を使って冒頭の言葉や結びの言葉を入力する方法

挿入あいさつ文あいさつ文の挿入

ショートカットを使いたい場合は

Alt+N+N+G→G:あいさつ文/P:起こし言葉/S:結び言葉

STEP
あいさつ文・起こし言葉・結び言葉の文例を挿入できます

あいさつ文

起こし言葉

アウトルックで使える起こし言葉の文例

結び言葉

Outlookで使える結び言葉の文例

クイックパーツを使ってよく使う定型文を登録

ごん

Windowsのユーザー辞書ツールやスニペットソフトを利用してもいいですが、改行なども含めた文章を定型文登録しておきたい場合がありますよね

Outlookクイックパーツを使って文字入力を一発で定型文入力
STEP
定型文としてクイックパーツに登録したい文章を入力
Outlookでクイックパーツを使ってよく使う定型文を登録する
STEP
文章パーツとして登録する

入力した文章を選択した状態で、Alt+F3でクイックパーツ登録する。

名前には呼び出す際の名前を登録します。こちらは漢字を使っても問題ありませんので、忘れないような語句にしておきましょう。

ごん

これで定型文の登録は完了です。使い方は次のステップで

STEP
登録してある名前を入力してクイックパーツを呼び出す

STEP2で登録した名前を入力した直後に、F3を押します

STEP
定型文が呼び出される
Outlookで定型文を呼び出すショートカット

登録したクイックパーツを編集・削除する方法

ごん

一度登録したクイックパーツは、同じ名前を付けて登録することで上書きされますが、何が登録されているか分からないときや、少しだけ編集したいときにの方法もご紹介します

STEP
メール作成画面からクイックパーツの定型句を開く
Outlookでクイックパーツを編集する方法

メール作成画面から挿入→クイックパーツ→定型文を選択

ショートカットを使う場合はAltNQAlt+A

STEP
表示されたクイックパーツの箇所で右クリック
STEP
整理と削除を選択
Outlookのクイックパーツの編集方法
STEP
編集したいクイックパーツを選んで編集・削除ボタンを押す
Outlookのクイックパーツを削除する方法

もっと効率よくパソコンを使おう

ごん

時短・効率化が大好きなあなた。ショートカットを使えている方だと思っていても、実はまだまだ知らない機能が盛りだくさん

私も愛用している時短の本を2冊ご紹介します。

ごん

これ、まじで!おすすめです!会社の後輩にもすすめたら喜んで読んでいました

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管理人:ごん(デザイナー)

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