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＜Outlook＞新入社員に教えたい！アウトルックの時短テクニックまとめ～ショートカットや設定方法～
悩む人毎日毎日メールの処理に時間がかかって、仕事が中々進まない…
Outlookはビジネスの現場で欠かせないツールの一つですが、その全ての機能を上手く使いこなしている人はなかなかいません。
ごんExcelやWindowsの効率化はよく聞くけど、なぜかOutlookの効率化ってあまり聞かないですよね
一日の業務でメールを見ないことはないのに、なぜでしょうか？Outlookを効率よく使えば、日々の業務を大幅に時短できることは確実です。この記事ではOutlookを使った時短テクニックを紹介していきます。毎日の仕事がもっとスムーズに、そしてもっと効率的に進めるためのヒントを手に入れましょう！
この記事で解決する
悩みごとはこちら
- 毎日のメール処理業務を効率化したい
- アウトルックをもっと使いこなしたい
- アウトルックで使えるショートカットを知りたい
- よく使う文章や決まり言葉を一発で挿入したい
目次
Outlookの「これ」知ってますか？
ごんまずは主要な機能３選についての問題です。
ひとつでも知らないことがあった方は、今よりもメールの操作を効率化できる”のびしろ”があるので、ぜひチャレンジしてみて。
Q1:「クイックパーツ」ってご存知ですか？
効率化のびしろ率：
クイックパーツとは、簡単に呼び出せる定型文登録機能です。
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Q2：冒頭の挨拶や結びの言葉の文例を検索していませんか？
効率化のびしろ率：
実はOutlookには季節ごとの挨拶文や締めの言葉など、数パターン用意されています
Q3：メニューの横についている(S)のようなアルファベットの使い方を知っていますか？
効率化のびしろ率：
実はこのアルファベットはショートカットなんですが、意外と使い方知らないですよね
Outlookで脱マウスで時短！ショートカット一覧とショートカットの登録方法
ごん表で一覧にまとめてみたので、まずは確認してください
もちろん、こちらのすべてを覚える必要はありません。自分がよく使うショートカットを覚えるようにしましょう。
メールの基本操作のショートカット
| 機能 | ショートカットキー | キーの意味 |
|---|---|---|
| 新規メール作成 | Ctrl+N | New item |
| メールの返信 | Ctrl+R | Reply |
| 全員に返信 | Ctrl+Shift+R | Reply |
| メールの転送 | Ctrl+F | Forward |
| 最近使ったファイルを添付（メッセージウィンドウ） | Alt→N→A→F | |
| メールの送信（メッセージウィンドウ） | Ctrl+Enter／Alt+S | Send |
| 差出人欄を開く（メッセージウィンドウ） | Alt+M | |
| 宛先欄を開く（メッセージウィンドウ） | Alt+T | |
| 宛先を入力（メッセージ・宛先ウィンドウ） | Alt+O | |
| CCを入力（メッセージ・宛先ウィンドウ） | Alt+C | CC |
| BCCを入力（メッセージ・宛先ウィンドウ） | Alt+B | BCC |
| メッセージウィンドウを開く | Enter | |
| 画面を閉じる（メッセージウィンドウ） | Esc | |
| 次のメールへ（メッセージウィンドウ） | Ctrl+> | |
| 前のメールへ（メッセージウィンドウ） | Ctrl+< | |
| タブを前へ移動する（全般） | Ctrl+Tab | |
| タブを後ろへ移動する（全般） | Ctrl+Shift+Tab | |
| メールの検索 | Ctrl+E／F3 | Explorer |
| 詳細な検索 | Ctrl+Shift+E | |
| 受信トレイへ移動 | Ctrl+Shift+I | |
| 送信トレイへ移動 | Ctrl+Shift+O | |
| 新しいフォルダを作成 | Ctrl+Shift+E | |
| フォルダを選択して移動 | Ctrl+Y | |
| フォルダを展開 | → | |
| メールを削除する（ビューウィンドウ） | Delete | |
| メールを完全に削除する（ビューウィンドウ） | Shift + Delete | |
| アーカイブに移動（ビューウィンドウ） | BackSpace | |
| 開封済みにする（ビューウィンドウ） | Ctrl + U | |
| 未読にする（ビューウィンドウ） | Ctrl + U | |
| フラグを立てる／完了にする | Insert | |
| カスタマイズしたフラグを立てる | Ctrl+Shift+G | |
| 定型文を作成（クイックパーツの作成） | Alt + F3（文章を選択した状態） | |
| クイックパーツを使う | F3（登録した名前を入力して） |
よく使うけど長いショートカット
| 機能 | ショートカットキー |
|---|---|
| 署名を挿入 | Alt+N+A+S |
| 最近使ったファイルの添付 | Alt+N+A+F |
画面の切り替えショートカット
| 機能 | ショートカットキー |
|---|---|
| メール画面を開く | Ctrl+1 |
| 予定表画面を開く | Ctrl+2 |
| 連絡票画面を開く | Ctrl+3 |
| タスクリスト画面を開く | Ctrl+4 |
文字装飾のショートカット
| 機能 | ショートカットキー | キーの意味 |
|---|---|---|
| 文字の大きさを小さくする | Ctrl+Shift+</Ctrl+[ | |
| 文字の大きさを小さくする | Ctrl+Shift+>/Ctrl+] | |
| ハイパーリンクの挿入 | Ctrl + K | HyperlinkのK |
| テキストを太字にする | Ctrl + B | Bold |
| テキストを斜体にする | Ctrl + I | Italic |
| テキストに下線を引く | Ctrl + U | Under line |
| 選択したテキストを標準書式に戻す | Ctrl +Space |
メニューの横に表示されている(S)のような括弧の中のショートカットはどうやって使うの？
例えば、メールの作成画面で
送信(S)
宛先(T)
送信(C)
送信(B)
と表示されていますが、このアルファベットをどうやって使うか知っていますか？
ごん実はこれ、Alt と同時押しで使えるんです。
Outlookに限らず、ExcelやWordなども同じです。
送信(S)Alt+S
宛先(T)Alt+T
送信(C)Alt+C
送信(B)Alt+B
ショートカットが長い・覚えにくい機能を簡単なショートカットで操作したい
ごんOutlookの署名の挿入などショートカットが長い機能は、クイックツールバーからショートカットで起動する方法がおすすめです
STEP
クイックツールバーに使いたい機能を登録する
方法1：ツールバーで右クリックから
方法2：使いたい機能の上で右クリック（こちらがおすすめ）
STEP
クイックツールバーに登録されている状態
STEP
Alt+番号でショートカットになる
クイックツールバーに登録された機能は、
Alt→番号でショートカット呼び出しができるようになります。
Outlookの文章入力をショートカット！あいさつ例文やよく使う言葉を登録
季節に合った冒頭のあいさつや締めの言葉を一発で挿入
STEP
メール作成画面あいさつ文を入力する
挿入→あいさつ文→あいさつ文の挿入
ショートカットを使いたい場合は
Alt+N+N+G→Ｇ：あいさつ文/Ｐ：起こし言葉/Ｓ：結び言葉
STEP
あいさつ文・起こし言葉・結び言葉の文例を挿入できます
あいさつ文
起こし言葉
結び言葉
クイックパーツを使ってよく使う定型文を登録
ごんWindowsのユーザー辞書ツールやスニペットソフトを利用してもいいですが、改行なども含めた文章を定型文登録しておきたい場合がありますよね
STEP
定型文としてクイックパーツに登録したい文章を入力
STEP
文章パーツとして登録する
入力した文章を選択した状態で、Alt+F3でクイックパーツ登録する。
ごんこれで定型文の登録は完了です。使い方は次のステップで
STEP
登録してある名前を入力してクイックパーツを呼び出す
STEP２で登録した名前を入力した直後に、F3を押します
STEP
定型文が呼び出される
登録したクイックパーツを編集・削除する方法
ごん一度登録したクイックパーツは、同じ名前を付けて登録することで上書きされますが、何が登録されているか分からないときや、少しだけ編集したいときにの方法もご紹介します
STEP
メール作成画面からクイックパーツの定型句を開く
メール作成画面から挿入→クイックパーツ→定型文を選択
ショートカットを使う場合はAlt→N→Q→Alt+A
STEP
表示されたクイックパーツの箇所で右クリック
STEP
整理と削除を選択
STEP
編集したいクイックパーツを選んで編集・削除ボタンを押す
もっと効率よくパソコンを使おう
ごん時短・効率化が大好きなあなた。ショートカットを使えている方だと思っていても、実はまだまだ知らない機能が盛りだくさん
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管理人：ごん（デザイナー）
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