＜Outlook＞メール誤送信防止！添付漏れや添付間違い、宛先違いを未然に防ごう

仕事でメールを利用していると、

• 送信してはいけない見積りなどの添付ファイルを誤送信してしまう
• 宛先を間違えて送信してしまう
• 添付ファイルを添付することを忘れてしまう

なんて経験、ありますよね。

Outlook誤送信防止アドインってどんなことができるの？

Outlook誤送信防止アドインを使用すると、メールを送信する前に上記のようなチェックボックスが表示されます。

Outlook誤送信防止アドインのインストール方法

必ずOutlookを終了した状態でおこなってください。
Outlookを起動したままインストールを行うと、インストールが完了しません。

Outlook誤送信防止アドインの使い方

それでは早速Outlookを立ち上げましょう。

メニューバーの送受信の中に、メール誤送信防止アドインが追加されています。
その中の設定を開くと、各項目を設定することができます。

Outlookで「添付漏れ（添付ファイルの付け忘れ）」を防ぐ設定方法

添付しますとメールの本文に記載されているのに、添付がついていない場合に警告を表示させることができます。

一般のタブにある

の２つにチェックをいれます。

２つ目の「HTMLメールに埋め込まれたファイルは、添付ファイルとして扱わない」にチェックを入れる理由は、メールの署名に会社のロゴなど画像ファイルを使っている場合に、添付ファイルとして扱わせないためです。

例えば❷の項目にチェックをいれていない場合、下のようにメールの中にHTML画像をつけた状態で送信チェックを行うと、「添付漏れが無い」認識になってしまいます。

• メール本文に添付ファイルを送ると書いてある
• メールに添付ファイルがついていない

この状態で送信を押すと、下記のように警告が表示されます。

内部ドメイン（自社社員など）に送るときはチェックをしない

「社内メールでいちいち確認をするのは面倒」という方には、内部ドメインのチェックを外す方法があります。

一般のタブにある

の２つにチェックをいれます。

更に、内部ドメインのタブを開いて確認を拒否するドメインを入力します。

添付ファイルの付け間違いを防ぐために中身を確認しないとメールが送信できないようにする

こんな間違いを防ぐためには、メールを送信する前に添付ファイルの中身を一度確認することをおすすめします。

添付ファイルのタブにある

の２つにチェックをいれます。

こちらにチェックを入れると、

チェック画面の添付ファイルの項目に開くのボタンが表示され、こちらから添付ファイルを一度開かないとチェックがつかない状態になります。

なお、初期設定でチェックされる添付ファイルの拡張子は

.pdf,.txt,.csv,.rtf,.htm,.html,.doc,.docx,.xls,.xlm,.xlsm,.xlsx,.ppt,.pptx,.bmp,.gif,.jpg,.jpeg,.png,.fif,.pub,.vsd,.vsdx

です。

この場合は、設定の添付ファイルの項目に手動で拡張子を追加すると良いです。

Outlook誤送信防止の設定できる項目一覧

Outlook誤送信防止アドインが消えた？？？

開発の使用できないアイテムの中に、OutlookOkanが入っていないか確認しましょう。

まとめ：一回もメールのミスをしたことがない人以外は入れるべき

• メールの送り先を間違えたことがある
• 添付ファイルを付け忘れてお客さんから指摘されたことがある
• 添付してはいけない見積りや機密データを送ってしまったことがある

こんな経験が一度でもある方は、アドインの導入を検討してください。