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<Excel>ドロップダウン(プルダウン)リストのすべてを一括でPDF保存・印刷するマクロ

Excelマクロで「入力規制のプルダウン(ドロップダウンリスト)を上から順番に変更して自動ですべて印刷・PDF保存するVBA」の配布

 悩む人

Excelで勤怠管理をしているんだけど、毎月数十名分をドロップダウンリストから一人一人選んで印刷してる…

Excelのドロップダウンリストを使った一例
ごん

ドロップダウンリストとVlookupの組み合わせはとても便利ですが、出力も全て自動でできると便利ですよね

この記事で解決する悩みごとはこちら-1

この記事で解決する
悩みごとはこちら

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  • ドロップダウンリストと印刷の繰り返し作業を自動化できる
  • 手動で1つずつPDFファイルや印刷物を作成する手間が省ける
  • 同じレイアウトの文書を複数作成する際のミスを減らすことができる
  • 文書の共有や配布がスムーズになり、時間を節約できる
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文書作成や印刷物の準備にかかるストレスが軽減されます。

2023年10月に改訂バージョンを作成しました。詳しくは下記記事をご参考ください。

目次

Excelのドロップダウン(プルダウン)リストを自動で上から順にすべて出力する

Excelには、さまざまなデータを管理し、整理するための機能がたくさんあります。

しかし、それらのデータを外部の人と共有する際には、PDF形式で出力したり、印刷して渡すことが一般的です。

このマクロを使えば、プルダウンリストから選択されたデータを基に、複数のPDFファイルや印刷物を一度に生成することができます。

ドロップダウンリストを上から順番に一気にPDF出力するデモファイル

ごん

実際の操作画面を見てみましょう

Excelのドロップダウン・プルダウンリストを上から順番に自動で変更して
印刷・PDF出力してくれるマクロ

こちらのExcelは、健康診断のデモファイルです。
※すべて架空の人物データです

ごん

ここからは、デモファイル「健康診断書」を使って、マクロの説明をしていきます。

EXNo.001

Excel:プルダウン一括出力マクロ

ドロップダウンリストの上から順にすべて自動でPDF・印刷するVBA

Excelマクロで「入力規制のプルダウン(ドロップダウンリスト)を上から順番に変更して自動ですべて印刷・PDF保存するVBA」の配布

デモファイルとExcelのドロップダウン(入力規制)についての解説

ごん

まず、簡単にデモファイルのExcelシートの仕組みをご説明します

まず、シート1には印刷用の「健康診断結果表」のテンプレートが用意されています。

Excelのドロップダウンリストを使った一例

D4には、氏名を入力する欄があり、こちらにExcelの入力規制からドロップダウンリスト(プルダウン)が設定されています。

身長や体重などのセルにはVlookupの関数が用意されていて、氏名を変更すると値が自動で変更されます。

Excelのプルダウンリストを上から順に印刷するマクロ

このVlookupは、シート2の健康診断データから抽出しています。
また、氏名の入力規制はこのシートのB列から選択できるようになっています。

Excelのプルダウンリストを上から順に印刷するマクロ

Excelでドロップダウンリストを作成するには、

データデータの入力規制から

Excelで入力規制を設定してドロップダウンリストを作る方法

入力値の種類をリストに設定し、元の値を他のセルに設定か直接入力で作成します。

Excelで入力規制からドロップダウンリストを設定する方法
ごん

直接入力で設定する場合は、,で区切ります

このデモファイルを使って、今回は

テンプレート「健康診断書」をプルダウンリストの上から順番に変更して、一人ずつのデータを印刷したい

悩む人

でもいちいち「リスト変更→印刷→リスト変更…」を繰り返すのは面倒。10人ならまだいいけど、100人とかになると考えられない…

ごん

そこで今回のマクロ付Excelの登場です

ドロップダウン(プルダウン)リストを上から順に一気に出力できるマクロを使ってできること

STEP
Excelを開いてマクロを実行します

マクロを実行する方法はいくつかあります

Excelシートに配置されているマクロ実行ボタンを押す

Excelのプルダウンリストを上から順に印刷するマクロ

開発マクロExportsheetPDFsAsPDFS実行を押す

Alt+F8でマクロを呼び出しExportsheetPDFsAsPDFSを実行する

Excelのプルダウンリストを上から順に印刷するマクロを実行する方法
STEP
出力設定のウィンドウが表示されます
Excelのプルダウンリストを上から順に印刷するマクロの出力設定プロパティ

プルダウンセルのアドレスを入力してください

プルダウンセル(入力規制でプルダウン・ドロップダウンリストが設定されているセル)の値を入力します

デモデータの健康診断の場合はV3と入力します

出力方法

プルダウンリストを上から順に変更しながら、1枚ずつPDFで保存するか、1枚ずつ印刷するかを選択します

PDFで保存を選んだ場合は、Excelシートが保存されている場所に出力されます

PDFの保存名(先頭に付与)を入力してください

PDFで保存するを選んだ場合、ファイルの名前は「プルダウンリストの値」に設定されています。プルダウンリストの値の先頭に文字を付けたしたい場合は、こちらに入力してください。空白のままでも問題ありません。

デモデータの健康診断の場合は、ファイル名の先頭に(20xx健康診断書)と付け加えました

STEP
OKを押して出力完了
Excelのプルダウンリストを上から順に印刷するマクロ
ごん

もともと自分で作ってあるExcelにこのマクロを追加することもできます

Alt+F11でVBAを開き、右クリックからファイルのインポートを選びます

既にあるExcelファイルにマクロをインポートで追加する方法

その後、ダウンロードしたフォルダに入っている

  • frmSelectCell.frm
  • Module1.bas

をインポートすれば完了です。

EXNo.001

Excel:プルダウン一括出力マクロ

ドロップダウンリストの上から順にすべて自動でPDF・印刷するVBA

Excelマクロで「入力規制のプルダウン(ドロップダウンリスト)を上から順番に変更して自動ですべて印刷・PDF保存するVBA」の配布

このマクロを使う上で注意すること

  1. マクロの実行前に、Excelファイルをバックアップしておくことをお勧めします。
  2. マクロを実行する前に、アクティブシートが対象のシートであることを確認してください。
  3. エクスポートされたPDFファイルや印刷物のフォーマットや余白など、期待通りの設定になっているか確認してください。
  4. プルダウンリストの値が正確に入力されていることを確認してください。
  5. マクロのセキュリティ設定が適切であることを確認してください。不正なマクロから保護するため、信頼できるソースからのマクロのみを実行するように設定しておきましょう。
  6. Excelのバージョンによっては、マクロが正常に動作しない場合があります。その際は、対応するバージョンに合わせてマクロの調整が必要になることがあります。

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管理人:ごん(デザイナー)

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