＜Outlook＞マクロで連絡先の勤務先を効率的に一括変更する方法

2025年2月3日

この記事では、Outlookの連絡先を効率的に一括変更できるマクロについて解説します。
手作業での変更に時間がかかっていた作業を、マクロを使うことで大幅に時間短縮と正確性の向上が期待できます。

　悩む人

連絡先の勤務名一括変更って、どうやるんだろう？

ごん

ご安心ください。この記事を読めば、誰でも簡単にできますよ。

この記事で解決する
悩みごとはこちら

Outlook連絡先の一括変更マクロの概要
連絡先情報の変更を効率化する具体的な方法
部署名や役職の一括変更
職場全体でのマクロ活用方法

Outlookマクロで連絡先の一括変更を実現する

Outlookの連絡先を一括で変更するマクロは、作業効率を大幅に向上させます。
ここでは、その具体的な方法とマクロがどのように役立つかを解説します。

Outlookの連絡先編集の課題

　悩む人

客先の会社名が変わったんだけど、連絡先が多くて、変更作業に時間がかかりすぎる

ごん

そうなんです。私も同じ悩みを抱えていました。

Outlookの連絡先編集には、いくつかの課題があります。
一つずつ手作業で変更を行う必要があり、時間がかかる点が挙げられます。
特に、組織変更や部署異動が多い企業では、連絡先の更新作業が頻繁に発生します。

手作業による情報更新の問題点

手作業による情報更新は、ミスが発生しやすいのが問題です。
例えば、部署名や役職の変更を一つずつ手作業で行う場合、入力ミスや変更漏れが発生するリスクがあります。

人的ミスは、連絡先の信頼性を損なうだけでなく、業務上のコミュニケーションにも支障をきたす可能性があります。
連絡先の変更は、慎重に行う必要がある作業です。

マクロによる効率化のメリット

マクロを利用すれば、Outlookの連絡先を一括で変更できます。
実際に、マクロを使うことで、手作業では数時間かかる作業も数分で完了可能です。

メリット	内容
時間短縮	手作業に比べ、大幅に作業時間を短縮できる
正確性向上	人為的なミスを減らし、正確な情報更新が可能になる
業務効率化	ルーチンワークを自動化し、他の重要な業務に集中できる

マクロは、VBA（Visual Basic for Applications）というプログラミング言語で記述します。
少し専門的な知識が必要ですが、一度設定してしまえば、何度も利用できる便利なツールです。
連絡先の勤務先名一括変更には、このマクロが非常に効果的です。

勤務先情報を一括変更する具体的な方法

Outlookの連絡先情報を一括で変更するには、VBAマクロが便利です。
ここでは、具体的なマクロの記述から実行までのステップを解説します。

マクロ記述のステップ

まず、OutlookのVBAエディターを開きます。

「開発」タブから「Visual Basic」を選択してエディターを起動してください。

　悩む人

マクロってどうやって書くんだ？

ごん

VBAエディターを使って、コードを記述するんです。

VBAエディターが開いたら、「挿入」メニューから「標準モジュール」を選択し、コードを記述する準備をします。

VBAコードの解説と編集方法

次は、VBAコードについて解説します。

　悩む人

VBAコードって、難しそうだな…

ごん

一つずつステップを踏めば、必ずできます。

以下のVBAコードをコピーして、先ほど追加した標準モジュールに貼り付けてください。

Sub ReplaceContactProperties()
    Dim objApp As Outlook.Application
    Dim objSelection As Outlook.Selection
    Dim objContact As Outlook.ContactItem
    Dim oldText As String
    Dim newText As String
    Dim updateDisplayName As Boolean
    Dim updateCompanyName As Boolean
    Dim updateFileAs As Boolean

    ' 置き換え元と置き換え先の文字を入力
    oldText = InputBox("置き換え元の文字を入力してください:", "置き換え元")
    If oldText = "" Then Exit Sub ' キャンセル時に終了
    
    newText = InputBox("置き換え先の文字を入力してください:", "置き換え先")
    If newText = "" Then Exit Sub ' キャンセル時に終了
    
    ' どの項目を変更するかユーザーに選択させる
    updateDisplayName = (MsgBox("表示名 (Email1DisplayName) を変更しますか？", vbYesNo) = vbYes)
    updateCompanyName = (MsgBox("勤務先名 (CompanyName) を変更しますか？", vbYesNo) = vbYes)
    updateFileAs = (MsgBox("表題 (FileAs) を変更しますか？", vbYesNo) = vbYes)
    
    If Not (updateDisplayName Or updateCompanyName Or updateFileAs) Then
        MsgBox "変更する項目が選択されていません。", vbExclamation
        Exit Sub
    End If
    
    ' Outlook アプリケーションオブジェクトを取得
    Set objApp = Outlook.Application
    Set objSelection = objApp.ActiveExplorer.Selection ' 選択されている連絡先を取得

    ' 選択されたアイテムをループ処理
    For Each objContact In objSelection
        If objContact.Class = olContact Then ' 連絡先アイテムか確認
            ' 表示名の置き換え
            If updateDisplayName Then
                If InStr(objContact.Email1DisplayName, oldText) > 0 Then
                    objContact.Email1DisplayName = Replace(objContact.Email1DisplayName, oldText, newText)
                End If
            End If
            
            ' 勤務先名の置き換え
            If updateCompanyName Then
                If InStr(objContact.CompanyName, oldText) > 0 Then
                    objContact.CompanyName = Replace(objContact.CompanyName, oldText, newText)
                End If
            End If
            
            ' 表題の置き換え（FileAs = 連絡先の表示名）
            If updateFileAs Then
                If InStr(objContact.FileAs, oldText) > 0 Then
                    objContact.FileAs = Replace(objContact.FileAs, oldText, newText)
                End If
            End If
            
            ' 変更を保存
            objContact.Save
        End If
    Next
    
    MsgBox "指定された項目の置き換えが完了しました。", vbInformation
End Sub

コードの編集が終わったら、Ctrl+Sで上書き保存し、VBAエディターを閉じ、Outlookに戻ります。

実際のコード実行手順

コードを実行する前に、必ず連絡先のバックアップを取ることをおすすめします。

ごん

実際に、連絡先を選択してマクロを実行してみましょう。

Outlookのメイン画面で、「開発」タブから「マクロ」を選択します。

ごん

開発タブがない場合は、リボンを右クリックして、リボンのユーザー設定から開発タブにチェックをつけましょう

Outlookの連絡先を開き、変更したい連絡先を複数選択した状態で、開発タブのマクロから、先ほど作成したマクロ「ReplaceContactProperties」を選択し、「実行」ボタンをクリックします。

あとはダイアログボックスの指示に従って入力していけば完了です。

マクロの応用で効率アップ

Outlookの連絡先を一括変更するマクロは、業務効率を上げるために役立ちます。

部署名や役職が変わる際、手作業での修正を減らすことができるんです。

部署名や役職もまとめて変更

連絡先の部署名や役職の一括変更は、組織変更時に非常に便利です。

　悩む人

連絡先の編集、毎回手作業で大変…

ごん

それ、マクロで解決できますよ

例えば、部署名だけでなく役職も同時に変更したい場合、以下の表のように設定することで一括で変更できます。

項目	変更前	変更後
会社名	株式会社A	株式会社B
部署名	営業部	マーケティング部
役職	営業担当	マーケティング担当

この表に基づいてVBAコードを編集すれば、複数の情報を一度に変更可能です。

実際に、変更箇所をカスタマイズすることで、さらに柔軟な対応ができます。

職場全体での活用事例を紹介

マクロは個人だけでなく、職場全体で共有して活用できます。

ごん

マクロって、難しそう

ごん

簡単なコードで、誰でも使えるようにできますよ

例えば、社員の異動や組織変更があった際に、人事部がマクロを作成し、各部署に配布することが考えられます。

各社員が自分のOutlookでマクロを実行することで、連絡先情報の更新をスムーズに行えます。

活用事例	具体的な内容
人事異動時の情報更新	社員の異動に伴う部署名や役職の一括変更
組織改編時の情報更新	組織改編に伴う部署名の変更や役職名の変更を、社員全員が一斉に行える
取引先情報の更新	取引先の会社名変更時に、連絡先情報を一括で修正
プロジェクトチームの作成	期間限定のプロジェクトチームメンバーの連絡先情報を、一括で作成する

このように、マクロを共有することで、部署を跨いだ情報共有も円滑になります。
実際に、マクロを使うことで、情報更新の手間を減らせるんです。